Что выбрать: бумажную или электронную трудовую?

Электронная трудовая книжка с 2020 года плюсы и минусы которой мы сегодня рассмотрим – не первый и не последний документ, перешедший из бумажного формата в цифровой. Обязательно ли переходить на новые книжки сегодня, а также, каким Интернет-мифам о положительных и негативных сторонах такого перехода не стоит верить сотрудникам и работодателям – расскажет практикующий юрист и автор сайта «Юридическая помощь» — Олег Устинов.

Также, рекомендуем Вам обязательно позже посмотреть нашу статью о том,  как встать на биржу труда в 2020 году!

Обязательно переходить на электронные трудовые книжки в 2020 или нет?

Прежде, чем приступить к подробному рассмотрению плюсов и минусов электронных книжек, необходимо понять, является ли переход с бумажной на цифровую версию документа обязательным?

СПРОСИТЬ ЮРИСТА - БЫСТРЕЕ ,чем читать! ПОЛУЧИ БЕСПЛАТНУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ - пока остальные за это ПЛАТЯТ!

Итак, несмотря на широкое введение в документооборот электронных версий физических бумаг – привычные большинству граждан Российской Федерации трудовые книжки не отменены, но могут быть заменены по желанию владельца документа, который в любой момент может подать соответствующее заявление о переходе на новую трудовую.

Опытные юристы нашего сайта отмечают, что в 2020 году каждый россиянин может в рассматриваемой ситуации выбрать один из 3 вариантов, которые полностью соответствуют нормам и требованиям действующего законодательства:

  1. Составить и подать работодателю заявление о предоставлении трудовых сведений, согласно 66.1 статье Трудового кодекса Российской Федерации, после чего сотруднику должны вернуть бумажную трудовую, а дальнейшая фиксация его рабочего стажа будет совершаться в электронном формате.
  2. Подать работодателю аналогичное прошлому заявление, в содержании которого необходимо выразить своё желание ведения трудовой книги в бумажном виде, согласно 66 статье ТК РФ.
  3. Не направлять работодателю никакого заявления. В данном случае бумажная трудовая книжка останется действующей, но на работника будет заведена и электронная копия данного документа.

Как видите, законодатель оставляет за сотрудником право оставить ведение трудовой даже в случае перехода работодателя на электронный формат.

Олег Устинов
Олег Устинов
Практикующий юрист и автор блога "Юридическая помощь".
Стоит отметить, что вышеописанных вариантов будут лишены граждане, которые впервые устраиваются на работу после 1 января 2020 года. Их стаж будет фиксироваться, согласно новым требованиям, то есть – только в цифровом виде.

Какими плюсами обладает электронная трудовая книжка в 2020 году?

Логично, что введение цифровых аналогов физических документов, в первую очередь – направлено на упрощение работы с ними для большей эффективности и улучшения работы. Основными плюсами электронной трудовой книжки в 2020 году, согласно нашему опросу среди читателей сайта, являются:

  • Полное отсутствие физического носителя.

Так как все данные о стаже работника хранятся «в цифре» — документ практически невозможно испортить или безвозвратно утерять, что, на самом деле, являлось довольно частым явлением, которое влекло за собой множество неприятных моментов, как для самого работодателя, так и для владельца книги.

  • Нет необходимости брать и сдавать документ в случае необходимости.

С цифровой/электронной версией рассматриваемого документа, гражданину не нужно беспокоиться о получении и передаче трудовой книжки от одного работодателя к другому. Кроме того, сотрудники, находящиеся на удалённой работе — могут не заботиться об отправлении документа по почте.

  • Снижение объёма ошибок в данных и возможность их исправления.

Стоит отметить и тот факт, что заполнение формы СЗВ-ТД с использованием компьютеров – сводит к нулю формирование неточностей и ошибок в данных о кадровых мероприятиях. Однако, даже в том случае, если ошибки будут допущены – их легко можно исправить без каких-либо последствий.

Дополнительная информация:  Жалоба в прокуратуру онлайн через Интернет - как подать в 2020 году?

Образец заполнения формы СЗВ-ТД

  • Снятие ответственности за хранение документа с работодателя.

Переход на электронные трудовые – выгоден не только для сотрудников, но и для их нанимателей, которые не несут ответственности за хранение документа, ведь все данные хранятся в облаке или на удалённых серверах.

  • Нулевые расходы на хранение и обслуживание документации.

Так как физические/бумажные носители заменяются электронными/цифровыми аналогами – это ведёт к минимизации расходов на средства, которые обеспечивают сохранность книжек и всего, что требовалось ранее для их учёта. Кроме того, сотрудникам больше не нужно покупать эти самые трудовые, что было привычным делом в эпоху бумажных носителей.

  • Возможность удалённого оформления пенсии для граждан Российской Федерации.

Введение в документооборот электронных трудовых отпала и необходимость подтверждать их документально при оформлении пенсий. А это, в свою очередь, позволяет проводить все операции с документами дистанционно.

  • Прямая интеграция электронных документов с Госуслугами.

Ещё одним неоспоримым плюсом электронных трудовых книжек в 2020 году, является их интеграция с порталом Госуслуги, который позволяет оформить через Сеть широкий спектр полезных услуг, для получения которых сегодня достаточно «предъявить» рассматриваемый нами документ.

  • Осуществление аналитики для госучреждений и работодателей.

Хранение данных о трудовом стаже в единой компьютерной базе позволяет специалистам использовать различные высокоэффективные инструменты, позволяющие строить статистические и аналитические отчёты. При этом, данные действия смогут производить не только надзорные органы, но и сами работодатели.

  • Полная безопасность и конфиденциальность хранения информации.

Не будем сейчас углубляться в описание механизмов, софта и методов, используемых для защиты таких данных. Отметим только то, что благодаря всему этому – сотрудникам и работодателям можно не переживать за то, что их данные попадут к третьим лицам.

О минусах электронных трудовых книжек в 2020 году

Без сомнений, положительные стороны введения нового формата учёта трудового стажа в РФ свидетельствуют о безусловной целесообразности и эффективности перехода от бумаги к «цифре». Однако, даже у самого идеального проекта всегда найдётся несколько недостатков, о которых мы просто не можем умолчать.

Итак, к минусам электронных трудовых книжек в 2020 году – стоит отнести:

  • Не все данные переносятся из бумажной книжки в электронную.

К таковой информации (которая не переносится) относится раздел с награждениями, имеющийся в бумажной прежней версии документа. А потому, все полученные от работодателей поощрения, премии, а также благодарности – останутся только в памяти. Кроме того, в электронной книге отсутствует информация об образовании работника, его профессиях и специальностях. Они также не будут учитываться в дальнейшем.

  • Необходимость в заявлении.

Конечно, не каждый сотрудник захочет тратить своё личное время на составление заявления. При этом, подавать заявление, как правило, нужно не один раз. К примеру, это потребуется совершить снова для того, чтобы получить выписку из ПФР, а также для исправления ошибок в документе.

  • Дополнительная отчётность.

Этот минус актуален для работодателей, на которых возлагается обязанность осуществлять отчитываться по всем кадровым перемещениям на протяжении всего 2020 года. Стоит отметить, что делать это необходимо будет (начиная со следующего года) не позднее дня после приёма или увольнения сотрудника.

  • Технические ошибки и сбои.

На какой бы высоком уровне не были государственные сервисы и сколько бы тысяч человек не осуществляло контроль – нужно понимать, что от сбои неизбежны. К таковым можно отнести перерывы на обслуживание огромной системы и проблемы технического характера.

  • Достоверность информации в документе.

Могут ли организаторы проекта гарантировать добросовестность каждого специалиста, у которого есть или будет возможность внесения данных в электронную трудовую? Скорее всего, нет.

  • Техобеспечение документа.

С введением цифровых книг по трудовому стажу каждый работодатель обязан обеспечить своих специалистов не только знаниями, но и техническими средствами соответствующего уровня, что, безусловно, тоже «влетит в копеечку».

Дополнительная информация:  Сроки призыва в армию в 2020 году

Итак, подведём итоги всему вышесказанному, оформив всё в виде таблицы:

Плюсы и минусы
Отсутствие физического носителя
Не нужно брать и сдавать документы при увольнении/устройстве
Меньше ошибок
Снятие ответственности за хранение документа
Нет расходов на хранение
Возможность удалённого оформления пенсии
Прямая интеграция электронных документов с Госуслугами
Простая аналитика и отчётность
Безопасность
Не все данные переносятся
Нужно писать заявление
Дополнительная отчётность
Высокие шансы технического сбоя
Достоверность информации в документе
Техобеспечение персонала (кадровиков)

Как видите, ситуация более чем ясна и замена бумажной недолговечной, но важной документации – только вопрос времени. Тем же, у кого остались вопросы – мы рекомендуем получить бесплатную юридическую консультацию или получить ответ, прочитав ниже ответы специалиста.

Консультация юристов сайта «Юридическая помощь»

Олег Устинов
Олег Устинов
Практикующий юрист. Стаж 7 лет.
Вопрос эксперту
Скажите, моя бумажная трудовая книжка стала недействительной?

Олег Устинов
Нет, данный документ по-прежнему действителен. Однако, скорее всего, у него появился цифровой аналог. Проще говоря, все данные, которые работодатель вносил в прежнюю книгу (когда сотрудник был принят на работу, когда уволился и по каким причинам) будут теперь передаваться и в единую базу ПФР.

При этом, каждый работник сможет получать по желанию выписки (электронные или бумажные), которые будут действовать аналогично прежней бумажной трудовой.

Как получить сведения из электронной трудовой книжки

Вопрос эксперту
Таким образом, нововведённая система действует вместе с прежними трудовыми книжками, просто теперь работодатели должны осуществлять двойное кадровое оформление своих сотрудников?
Олег Устинов
Нет. На протяжении всего 2020 года работник должен лично выбрать – сохранить бумажную книжку вместе с электронной или же нет. Если Вы выберите иметь 2 книжки – все записи будут вноситься и в электронный и в бумажный документ. Стоит отметить и тот факт, что граждане, которые впервые устраиваются сейчас на работу -лишены такого выбора и у них будет только электронная трудовая.
Вопрос эксперту
Непонятно, зачем вообще ввели эту новую систему?
Олег Устинов
В пояснении к принятому законопроекту было указано, что обновлённая система электронного учёта: снизит затраты сотрудников и работодателей;
значительно упростит процедуру трудоустройства;
повысит уровень сохранности данных и гарантирует сохранность самого документа, ведь электронная книга не испортится и не потеряется.
Вопрос эксперту
До какого числа я могу сделать выбор – оставлять ли мне бумажную трудовую или нет?
Олег Устинов
Вы должны это решить до 31 декабря 2020 года, после чего составить и подать работодателю соответствующее заявление.
Вопрос эксперту
Скажите, могу ли я передумать и изменить вариант после подачи такого заявления?
Олег Устинов
В том случае, если Вы выберите вариант сохранения прежней книги – Вы сможете отказаться от неё в любой момент. В другом случае (если выберите только электронный документ) – нет.
Вопрос эксперту
Если я не устроюсь официально на работу до 31 декабря 2020 года, останется ли у меня бумажная трудовая и чем это грозит?
Олег Устинов
Не стоит беспокоиться, ведь Вы сможете сделать свой выбор и после 2020 года, написав заявление на имя нового работодателя (сделать это можно даже при оформлении Вас на рабочее место).
Вопрос эксперту
Меня интересует, как будут принимать на работу и увольнять, если работник откажется от бумажной трудовой книжки в пользу электронной?
Олег Устинов
Бывший работодатель просто внесёт информацию об увольнении работника в единую базу, выдав сотруднику выписку за период, когда он работал на данном предприятии. Данная выписка позже предъявляется новому работодателю.
Вопрос эксперту
Исходя из того, что вся информация будет содержаться в одной базе, уволенные по статье сотрудники теперь не смогут скрыть этот эпизод от нового работодателя, сказав, что потерял трудовую?
Олег Устинов
Именно, так. А потому, если работника увольняют по статье – нужно постараться оспорить решение работодателя. Однако, при наличии веских неоспоримых доказательств неправоты работодателя – информация в электронной трудовой книжке с 2020 года может быть изменена по решению суда.

 

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Ссылка на основную публикацию

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: