Как составить акт осмотра товара в 2021 году

Акт осмотра товара образец 2021 года которого вы можете рассмотреть и скачать ниже – относится к важным документам, подтверждающим/опровергающим заявленную целостность и качество объектов сделок (например, продуктов, приобретённых по закупочному акту).

Разобраться в особенностях правильного составления и оформления данного документа, а также узнать о «подводных камнях», которые могут стать в будущем причиной проблем для сторон – поможет автор сайта «Юридическая скорая помощь» и практикующий юрист Олег Устинов.

Вводная информация о позиции законодателя в 2021 году

Так как каждый приобретаемый/продаваемый товар имеет определённую материальную ценность и стоимость – при его передаче продавцом, покупатель должен внимательно изучить объект сделки, убедившись в целостности и заявленном качестве. В большинстве случаев, для осуществления вышеописанной проверки, сторонам достаточно визуального осмотра.

При этом, согласно действующему законодательству Российской Федерации – данный факт должен быть зафиксирован проверяющими лицами при помощи оформления акта осмотра.

Допустимая форма

В прошлых статьях рубрики об образцах актов мы уже упоминали, что унифицированные бланки и формы для составления подобных документов – являлись обязательными для использования до 2013 года. Сегодня, каждый может оформлять их в свободной форме от руки на обычном чистом листе формата А4.

Однако, некоторые организации (не столько из прихоти, сколько из наличия особенностей деятельности) в 2021 году составляют акты на фирменных, специально разработанных внутри компании, бланках.

Когда проводят осмотр товара в 2021 году

В 2021 году законодателем не установлен строгий перечень ситуаций, когда сторонам сделки нужно обязательно составлять рассматриваемый нами сегодня документ. Однако, чаще всего, акт оформляют сегодня:

1. При получении покупателем товара от производителя или же от поставщика;
2. при осмотре и получении товаров после их изготовления;
3. в случае возврата покупателем товаров (например, при обнаружении дефектов).

Также, по сути, не имеет значения, что стало основанием/причиной для осмотра товара. Главное – это оформить процесс осмотра, согласно правилам и требованиям, предъявляемым к подобным операциям, законодателем. То есть, оформив надлежащим образом акт осмотра товара.

Формирование проверочной комиссии

Сразу отметим, что осмотр объектов сделки – не может осуществляться одним человеком, поскольку он не сможет в полной мере дать качественную оценку товара. Кроме того, один проверяющий может банально допустить ошибку, которая будет впоследствии стоить компании десятки тысяч рублей/долларов.

Поэтому, для проведения проверки сторонами (чаще всего, стороной-покупателем) создаётся специальная комиссия, каждый участник которой не только вынесет своё квалифицированное мнение по вопросу, но и проверит утверждение коллег. Ответственного в комиссии, как правило, выбирает руководитель организации.

Высокая квалификация, большой опыт и наличие профильного образования у таких сотрудников – станут огромными плюсами, которые помогут быстро и точно установить состояние осматриваемого товара, после чего передать руководству правильные выводы.

В том случае, если таких работников в организации по каким-либо причинам нет – руководитель может включить в проверяющую комиссию независимых экспертов.

Основные задачи комиссии

В первую очередь, все члены комиссии – должны понимать цель её создания. В большинстве случаев, целью является визуальный осмотр товара, направленный на выявление механических повреждений и других дефектов.

Кроме того, в обязанности каждого участника входит участие в процессе оформления акта осмотра, в графы которого вносятся данные о товаре на разных этапах проверки. Также, в конце осмотра — члены комиссии должны суммировать данные и установить выводы, которые могут выглядеть следующим образом:

• При выявлении брака, дефекта или же других несоответствий заявленным характеристикам товара – в акте нужно описать это, установив виновного. В том случае, если члены комиссии приходят к выводу, что наличие дефектов вина производителя – товар возвращается ему в полном объёме.
• Товар соответствует указанным в основном договоре стандартам и нормам качества. После установления этого в документе – стороны могут приступать к приёму-передаче денег и товара.
• Иногда случается так, что у членов комиссии остаются вопросы и беглого осмотра – не достаточно для определения качества. В данной ситуации члены комиссии отмечают в акте, что для определения исправности товара – нужно вскрыть упаковку.

Учитывая множество типов товара и направления деятельности – комиссия может делать и другие выводы. Но, мы просто обязаны были рассмотреть самые «ходовые» заключения.

Составление акта осмотра в 2021 году

Даже с учётом широкого многообразия вариантов оформления – многие компании не знают, как составить акт осмотра товара в 2021 году. При этом, самым простым и эффективным способом, по мнению юристов сайта «Юридическая скорая помощь», всё же является использование для этих целей образцов, которые выступали в качестве обязательного условия для составления рассматриваемых актов, до 2013 года.

Главное – правильно записать на бланк установленную в результате осмотра информацию и, конечно же – заверить бланк подписями сторон. Если же акт составляется на фирменном бланке организации – он должен быть заверен официальной печатью компании, если таковая имеет место быть.

Поскольку при осмотре присутствует две стороны – акт оформляется минимум в двух экземпляров, которые после подписания будут иметь равную юридическую силу! Если сторон больше – оформляется столько образцов, чтобы каждая из них получила на руки свой документ.

Кроме того, если организация, выступающая в роли покупателя ведёт учётный журнал – в него нужно внести данные, составленного акта осмотра, срок хранения которого, согласно действующему российскому законодательству – составляет 3 года. В некоторых случаях, данный срок может быть изменён.

Что должно быть в содержании акта

Каждый документ должен иметь в шапке наименование, отражающее его суть. Кроме того, тут же – нужно проставить дату и место составления акта.

Затем, можно приступать к основной части – телу документа, состоящей из следующих блоков:

1. Информация о фактическом составе проверочной комиссии с указанием ФИО участников, а также должностей, занимаемых в компании или за её пределами (для приглашённых экспертов).
2. Данные свидетелей, если проверка выполняется в их присутствии.
3. Подтверждение выполнения проверки с указанием об объекте осмотра и перечислении его уникальных характеристик, которые могут помочь выделить данный объект из числа аналогичных.
4. Точная дата приёма товара, а также информация о гарантийном обслуживании.
5. Перечень найденных дефектов и их подробное описание, если таковые были обнаружены.
6. Определение виновника.
7. Вывод проверяющих товар лиц и их вердикт о дальнейших действиях.

В завершении, проверяющие должны поставить свои автографы с расшифровками, после чего расписываются остальные участники, ставя свои подписи с расшифровками.