Акт отсутствия на рабочем месте: образец 2021 года

В прошлой статье сайта, автор и практикующий юрист Олег Устинов, рассмотрел особенности проверки пожарной безопасности и составления соответствующей документации, а сегодня – он расскажет о том, как оформить акт об отсутствии работника на рабочем месте, зачем и кому нужен этот документ в 2021 году, а также какие ошибки при составлении могут стать причиной появления проблем для обеих сторон в будущем.

Прогул – позиция законодателя

Согласно действующему законодательству Российской Федерации, под прогулом понимается отсутствие работника на его трудовом месте в рабочее время от 4 часов и более, без предупреждения им работодателя/начальника.

Логично предположить, что неисполнение работником обязанностей в 99% случаев приводит к соответствующим мерам наказания/воздействия в отношении прогульщика со стороны прямого работодателя, деятельность/доход которого зависит от надлежащего выполнения сотрудниками своих служебных обязанностей.

Что законодатель не считает прогулом в 2021 году

Наряду с точным определением прогула – законодателем обрисована и его противоположность, когда отсутствие сотрудника на рабочем месте не классифицируется как прогул.

Под критерии «не прогула» подходит:

1. Больничный;
2. защита диплома, сдача экзаменов и пр.;
3. вызов работника в правоохранительные органы или его участие в судебном процессе;
4. разные форс-мажорные обстоятельства (например, ураган или наводнение).

Таким образом, наличие одного из таких обстоятельств, которые стали причиной неявки работника и могут быть подтверждены им (документально или со слов свидетелей) – являются основанием для того, чтобы не считать отсутствие сотрудника на работе прогулом.

Кем составляется акт о прогуле в 2021 году

В большинстве крупных и средних организаций оформление подобной документации входит в обязанности юриста или специалиста кадрового отдела. Иногда, этим занимается сам руководитель или его секретарь компании.

Чтобы акт соответствовал нормам/правилам и обладал юридической силой – для оформления документа формируется специальная комиссия, в состав которой, как правило, входят другие сотрудники отдела (от 2 человек), которые своими автографами должны подтвердить факт отсутствия коллеги на рабочем месте.

После составления документа – его передают (обязательное условие!) прогульщику и работодателю, после чего на основании акта оформляется соответствующий «Приказ о взыскании за отсутствие на рабочем месте», если факт прогула не будет опровергнут таким работником.

Особенности и нюансы составления акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте в 2021 году

Поскольку данный акт в 2021 году не имеет своего собственного, обязательного к использованию, унифицированного бланка – он может быть составлен в свободном стиле в письменной форме на обычном чистом листе формата А4.

При этом, составитель может сделать это от руки или распечатать готовый образец и заверить его «живыми» подписями.

Так как документ должен быть передан и работодателю, и прогульщику – он составляется в 2 экземплярах, которые должны быть заверены не только членами специальной комиссии, но и отсутствующим на рабочем месте сотрудником.

В содержании акта должна быть обязательно установлена следующая информация:

• полное название организации-работодателя;
• данные каждого члена специальной комиссии (ФИО, а также должности, занимаемые ими в этой компании);
• перечень уважительных причин и ссылок на соответствующие основания, которые свидетельствуют об уважительности причины отсутствия на работе.

Как оформить акт о прогуле в 2021 году

Процесс создания акта практически не имеет особенностей и полностью аналогичен процессу оформления другой деловой документации.

Теперь, можно перечислить причины прогула (в столбик или оформить в виде таблицы), которые указывает работник.

Финальным этапом оформления документа является его подписание всеми участниками комиссии с расшифровками, а также самим прогульщиком, который таким образом, подтверждает факт ознакомления/согласия с информацией, установленной в содержании акта о прогуле.

Что делать после оформления акта

Если работник хочет оспорить оформленный акт – он может воспользоваться своим законным правом и подать соответствующее заявление в суд/трудовую инспекцию. Отмечу, что случаи аннулирования документа – не такая уж и редкость.

Вы можете точно быть уверены в отмене акта, если:

Ответ юриста

Олег Устинов

Практикующий юрист и автор сайта "Юридическая скорая помощь"

Добрый день, Олег! Я вчера опоздал на работу на 10 минут, но к моему приходу начальник отдела уже составил акт об отсутствии на рабочем месте без моего участия! Это правомерно и что может быть дальше?

Здравствуйте! В том случае, если Вы не подписывали акт, а он «ушёл» сотруднику кадрового отдела – Вы сможете оспорить его, как было указано выше в статье! В обратном случае, Вам могут назначить дисциплинарное взыскание (например, замечание), если это Ваше первое опоздание. Так что, в любом случае – не стоит переживать!