Акт отказа работника от дачи объяснений

Акт о непредоставлении письменного объяснения работником в 2021 году – оформляется работодателем в тех случаях, когда сотрудник отказывается участвовать в составлении документации, которая необходима руководителю.

Хотя, работодатель не может заставить работника участвовать в процессе оформления, он может зафиксировать отказ в форме акта, который будет являться подтверждением законности его действий по отношению к не желающему давать объяснения сотруднику.

Сегодня, практикующий юрист сайта «Юридическая скорая помощь» и его автор, Олег Устинов – рассмотрит ошибки и требования, предъявляемые к созданию такого акта законодателем, а также предоставит для бесплатного скачивания актуальные бланки и образцы, использование которых позволит сэкономить составителю время и силы!

Образец и форма документа в 2021 году

В 2021 году, законодатель не устанавливает стандартную унифицированную форму/бланк рассматриваемого документа в качестве обязательного условия его оформления. Но, и не запрещает использовать данный образец, уже содержащий все необходимые графы и поля.

При этом, большинство руководителей крупных компаний используют для этих целей специально разработанные фирменные бланки, которые соответствуют потребностям и особенностям деятельности самой организации.

Средние и небольшие компании, как правило, оформляют акт в свободной форме, используя для этого чистый лист бумаги формата А4 и шариковую ручку с тёмными чернилами.

Когда оформляется акт об отказе работника давать объяснения

Давайте рассмотрим процесс составления акта на примере ситуации с сотрудником, нарушившим дисциплинарные нормы (исходя из нашей практики – именно такие ситуации оказываются причиной оформления документа, чаще всего).

Итак, в зависимости от степени тяжести нарушения – руководитель работника определяет тип наказания, в качестве которого может выступать не только увольнение, но и:

• выговор;
• лишение заработной платы на протяжении одного или нескольких месяцев;
• лишение премирования и отмена премирования в будущем;
• и пр.

При этом, согласно действующему в 2021 году в России законодательству – работодатель не может применить, выбранное им наказание провинившемуся работнику, пока последний не признает свою вину, изложив в письменной форме, собственную версию событий и указав в объяснительной причину допущенного им проступка.

Но, это не значит, что отсутствие объяснительной станет основанием для отзыва наказания. Для того чтобы действия работодателя были правомерны, а работник был уволен или лишён премии – нужно оформить акт о непредоставлении письменного объяснения работником, после заверения которого руководитель сможет применить к виновному дисциплинарное взыскание или соответствующее данной провинности, другое наказание.

Кто должен составлять и подписывать акт

Поскольку инициатором составителя рассматриваемого нами документа выступает работодатель – именно на него возлагается обязанность правильного оформления акта. При этом, законодатель не запрещает ему делегировать данную задачу и даже настаивает на создании руководителем специальной проверочной комиссии, в составе которой должно присутствовать не меньше трёх специалистов.

Как правило, в проверяющую группу входят:

• работник отдела кадров;
• руководитель или руководители определённых подразделений;
• бухгалтер;
• администратор.

В том случае, если в организации-работодателе работает профсоюз – его член/члены также обязаны быть введены в состав комиссии.

От себя добавлю, что весомым бонусом при составлении акта, будет присутствие в группе непосредственного начальника виновника, то есть – руководителя отдела, в котором проводится проверка.

Особенности и нюансы оформления

Как мы уже упоминали выше в статье, некоторые сотрудники ошибочно полагают, что их отказ от составления объяснительной записки – избавит от наказания за нарушение. Но, это совсем не так. Даже наоборот. *-, так как в нём можно отразить все нюансы ситуации, которая привела к нарушению.

К примеру, если работник укажет уважительную причину (которая будет очевидна или доказана сотрудником) – руководитель, наверняка, просто сделает виновному выговор или вовсе не применит к нему соответствующее наказание.

Сам же документ, может быть составлен в свободном стиле от руки или на компьютере. Однако, чаще всего, его оформление поручается лицу, которое знакомо с правилами создания деловой документации. Главное – это отразить в нём реальные сведения и заверить акт, проставив «живые» подписи каждого участника проверяющей комиссии.

Ошибки и «подводные камни»

Составляя акт о непредоставлении письменного объяснения работником – нужно придерживаться норм и правил, предъявляемых к документам данного вида, законодателем, который указывает, что в документе нужно по возможности избежать исправлений и неточностей.

Если же ошибка была допущена в начале составления акта – юристы сайта «Юридическая скорая помощь», рекомендуют отложить этот лист и начать оформлять новый экземпляр, который не будет содержать исправлений.

В том случае, если неточность была замечена после подписания акта – ошибку нужно исправить, для чего:

1. перечеркнуть неверную информацию одной сплошной линией;
2. рядом прописать верные данные;
3. также, рядом написать «Исправленному верить»;
4. проставить подписи всех участников процесса оформления акта.

Кроме того, документ должен иметь строгую структуру – шапка, основной блок и завершение.

Тем, кто ранее не сталкивался с оформлением подобной документации – рекомендуем воспользоваться стандартным бланком, который уже содержит все необходимые поля и обладает нужной структурой. Скачать его в форматах Word и PDF можно ниже.

Образец акта о непредоставлении письменного объяснения работником в 2021 году

Вначале, лицу, составляющему акт – нужно заполнить шапку, указав в ней полное наименование организации-работодателя провинившегося работника. После этого – прописывается наименование документа, отражающее основную суть его оформления.

Далее, необходимо вписать реквизиты/номер акта, присвоенный ему внутренним документооборотом компании, точную дату составления и место оформления акта.

Теперь можно приступать к заполнению основного блока, который обязательно должен содержать следующую информацию:

• перечень сотрудников (их ФИО и должностей), которые участвовали в составе специальной комиссии;
• ФИО, а также должность работника, который выступает в роли виновного лица;
• подробное описание самого нарушения и последствий, к которым они привели или могли привести (к примеру, сумму убытка, который понёс работодатель);
• пояснение о том, что нарушителю был дан срок для дачи им объяснений, но он отказался их предоставлять.

В идеале, в последней из перечисленных частей – нужно максимально полно описать поведение виновного — идёт ли он на контакт или нет, а также объяснял ли он свою позицию устно и чем он аргументирует отказ составлять пояснительный документ.

В завершении оформления акта – все участники проверяющей группы должны проставить свои подписи с расшифровками, а сам документ – передаётся руководителю фирмы-работодателя.