Бланк акта консервации оборудования
Руководители большинства организаций, хотя бы один раз, сталкиваются с ситуацией необходимости временной «заморозки» оборудования с последующим его введением в эксплуатацию.
Однако, согласно действующему законодательству Российской Федерации – нельзя просто отключить его, а факт консервации – должен быть оформлен при помощи акта консервации оборудования, образец и бланк которого мы предлагаем скачать вам в форматах Word и PDF.
При этом, исходя из практики юристов сайта «Юридическая скорая помощь» — 70% составителей данного документа допускают одни и те же ошибки, которые впоследствии, становятся причинами серьёзных проблем для компании.
О правилах оформления акта и требованиях, предъявляемых к данному процессу, законодателем, расскажет автор и специалист, Олег Устинов.
Содержание статьи:
- Форма акта в 2021 году
- Основания для консервации оборудования
- Кто принимает решение о консервировании оборудования
- Зачем нужен акт консервации оборудования и кто его подписывает
- О сроках консервации оборудования в 2021 году
- Правила составления акта консервации оборудования в 2021 году
- Что должно быть в содержании акта
- Какие ошибки можно допустить при составлении акта
- Образец и бланк
Форма акта в 2021 году
Сегодня, законодатель не устанавливает в качестве обязательного условия для оформления рассматриваемых документов – использование унифицированных бланков, но и не запрещает их. При этом, многие организации, предпочитают использовать для этих целей внутренние шаблоны, разработанные с учётом их вида деятельности и потребностей.
Если же составитель не имеет опыта в создании деловой документации – рекомендуем заполнять стандартный бланк, который поможет сэкономить время и избежать многих ошибок.
Основания для консервации оборудования
В перечень самых распространённых причин, которые вынуждают руководителей организаций консервировать оборудование – входит:
- Временное прекращение деятельности.
- Окончание сезонной эксплуатации (к примеру, консервация до следующей зимы снегоуборочных машин).
- Нецелесообразное использование оборудования в определённый период.
- Консервируемое оборудование находится на ремонте более 3 месяцев.
- Техногенные и природные форсмажоры, из-за наличия которых оборудование не может быть использовано.
Кто принимает решение о консервировании оборудования
Согласно действующему российскому законодательству, решение о «заморозке» оборудования – может быть принято только генеральным директором. Однако, даже в случае наличия его разрешения – сотрудники должны провести соответствующую инвентаризацию – проверку, которая покажет, в каком состоянии и количестве находится имущество.
Но, что же делать, если процедура должна быть проведена в отсутствие генерального директора (к примеру, данное лицо находится на больничном или в отпуске)? В данном случае – вся ответственность за правильное проведение консервации ложится на его заместителя или лицо, обладающее такими полномочиями, которые должны быть прописаны в полном объёме в их должностных инструкциях.
Зачем нужен акт консервации оборудования и кто его подписывает
На первый взгляд, рассматриваемая нами сегодня ситуация – может быть решена и без оформления акта и всё, что нужно – просто отключить и изолировать необходимое оборудование. Однако, это не так!
Вот почему так важно оформить всё, согласно букве закона:
- Упрощение процедуры учёта сотрудниками компании финансовых активов предприятия.
- «Заморозка» расходов, которые связаны с обслуживанием, а также ремонтом и амортизацией используемого оборудования.
- Наличие документального доказательства того, что данная организация отказалась от использования, установленного в акте консервации, оборудования, а вместе с этим – снижение налога на прибыль.
Логично, что один специалист – не может провести полный осмотр, проверку и консервацию, а потому – для осуществления этого в организации создаётся специальная комиссия, участники которой должны обладать необходимым уровнем квалификации и опытом для оформления акта, который после их подписания – отправляется руководителю/руководителям компании.
О сроках консервации оборудования в 2021 году
Хотя, лицо, выступающее в роли инициатора опечатывания оборудования, самостоятельно назначает срок бездействия законсервированного имущества – определённые ограничения на этот счёт установлены самим законодателем! Минимальный срок «заморозки» по закону — составляет 3 месяца, а максимальный – может достигать 3 лет.
Точкой отсчёта срока консервации считается день утверждения акта консервации оборудования генеральным директором организации-собственника данного имущества.
Кроме того, иногда возникают ситуации, когда расконсервированное оборудование нуждается в повторной «заморозке». Согласно действующему законодательству РФ – это можно сделать не ранее 5 месяцев!
Правила составления акта консервации оборудования в 2021 году
Как мы уже упоминали в начале статьи – в 2021 году нет каких-либо строгих правил к оформлению такого акта. Составитель может заполнять его в произвольной форме на чистом листе А4, учитывая требования, предъявляемые законодателем к созданию деловой документации.
Главное при составлении – максимально точно описать реальную ситуацию, избежав неточностей, ошибок, наличие которых может стать основанием для внимательной проверки организации со стороны сотрудников контролирующих структур.
Как и большинство подобных документов – данный акт должен иметь соответствующую структуру и состоять из:
- «шапки» – верхней части;
- основной части;
- заключительного блока.
Если организации нужно законсервировать сразу несколько типов оборудования – каждое из них должно указываться в содержании отдельным пунктом. Удобнее всего, это оформить таблицей.
Независимо от того, был ли акт распечатан или заполнен от руки – он должен быть заверен «живыми» подписями. Отсутствие хотя бы одного автографа – основание для признания документа недействительным.
Что должно быть в содержании акта
В «шапке» документа следует прописать полное наименование организации, а также календарную дату, место оформления и данные об инициаторе консервации оборудования.
После этого, приступаем к заполнению основной части, которая, в большинстве случаев – должна содержать:
- Наименование оборудования, которое подлежит «заморозке». Тут, юристы сайта «Юридическая скорая» — рекомендуют расчертить таблицу с графами под основные и дополнительные сведения (количество единиц оборудования, причины консервации, место хранения и состояние устройств, инвентарные номера и пр.).
- Указание на то, что специалисты выполнили осмотр консервируемого оборудования перед оформлением акта.
- Срок консервации имущества.
- Указать основной документ, выступающий основанием для оформления акта.
Обычно, вышеперечисленных данных достаточно для правильного оформления основной части документа. Однако, если составителю нужно будет отобразить больше информации – он может расширить содержание.
В конце – все участники оформления и специалисты комиссии проставляют с расшифровками свои подписи. Тут же, должен расписаться и председатель проверяющей группы.
Какие ошибки можно допустить при составлении акта
Исходя из практики юристов сайта «Юридическая скорая», можно сделать вывод, что самыми распространёнными ошибками при составлении акта, являются:
- использование чернил разного цвета;
- вписывание информации простым карандашом;
- разница в сумме, написанной цифрами и прописью;
- наличие орфографических ошибок;
- отсутствие даты составления акта;
- неправильное наименование компании;
- подписание документа сотрудником организации, который не имеет нужных полномочий;
- механические повреждения бумаги, которые могут стать причиной ускоренного износа документа.
Сюда стоит отнести, пожалуй и разное качество разных листов акта.
Конечно, возможно, что акт консервации оборудования будет действителен и при наличии вышеперечисленных ошибок. Однако, их наличие может стать причиной углублённой проверки процесса «заморозки» сотрудниками контролирующих органов.