Порядок заполнения формы акта изъятия документов

Автор статьи
Олег Устинов
Время на чтение: 6 минут
АА

Довольно часто, в организациях возникают определённые обстоятельства, когда её сотрудники должны изъять документацию. При этом, согласно действующему законодательству Российской Федерации (состоянием на 2021 год) – это становится возможно только после оформления акта изъятия документов.

Сегодня, автор сайта и практикующий юрист Олег Устинов – рассмотрит основные правила составления подобных документов, а также предоставит для скачивания их актуальные образцы и бланки. Кроме того, в статье будут рассмотрены самые распространённые ошибки составителей, которые могут негативно повлиять в будущем как на них самих, так и на организацию, в целом.

Форма акта

В отличие от акта о расхождении ТОРГ-2, рассматриваемый нами документ – не имеет унифицированной формы в 2021 году. А потому, для его составления лица могут использовать свободный стиль, оформив содержание на обычном чистом листе формата А4.

Конечно же, законодатель не запрещает использование собственных, специально разработанных под нужды компании и с учётом её деятельности, бланки, а также стандартные образцы, которые были обязательной частью оформления таких документов до 2013 года.

alt: Акт изъятия документов

Зачем изымаются документы

В большинстве случаев, изъятие документов в организациях осуществляется в целях их предоставления сотрудникам контролирующих органов, которые проверяют законность деятельности данного предприятия.

К примеру, это может понадобиться во время проверки бухгалтерии или же контроля за транспортировкой груза за пределы России. Также, бывают ситуации, когда руководящие лица компании привлекаются к уголовной/административной ответственности и сотрудники правоохранительных органов запрашивают определённую внутреннюю документацию, которая может помочь в расследовании.

Исходя из практики юристов сайта «Юридическая скорая помощь», можно сделать вывод, что в 2021 году, чаще всего, изъятие документов происходит по запросу следующих контролирующих органов:

  1. Таможенная служба.
  2. Правоохранительные органы.
  3. Налоговая инспекция.

Проще говоря, в случае подозрений в нарушении, компанией или её сотрудником, законодательства – государственные органы имеют законное право потребовать предоставить им документы, необходимые для проверки.

Стоит отметить, что такой запрос, как правило, сопровождается временным «замораживанием» деятельности компании.

Примечание юриста сайта

Какие документы могут быть изъяты

В случае инициации сотрудниками контролирующих структур проверки в компании – стоит помнить, что данные действия вполне отвечают букве закона, а для их осуществления имеются законные основания и соответствующие подозрения. А потому, все запрошенные документы – должны подлежать немедленному изъятию для последующей проверки.

Мнение эксперта
Олег Устинов
Практикующий юрист, автор сайта "Юридическая скорая помощь", один из соучредителей фонда "Наше будущее".
Однако, согласно действующему российскому законодательству – забирать они могут лишь документацию, которая может выступать в качестве подтверждения/опровержения заявленных ими нарушений!

Работники контролирующий органов – не могут изымать бумаги, не относящиеся к делу, в отношении которого ими была начата проверка. К таковым в 2021 году, например, относится регистрационная, а также учредительная документация.

РЕКОМЕНДОВАННАЯ ВАМ СТАТЬЯ:
Акт приемки лесов в эксплуатацию - образец и бланк

Также, стоит отметить, что сотрудники проверяющих структур – вправе самостоятельно определять причастность документации к их расследованию, изымая все нужные бумаги по их усмотрению и определяя их перечень без обращения к сотрудникам компании. Но и тут имеются свои исключения.

Например, контролирующие органы не имеют права изъять документацию, которая содержит государственную тайну, охраняемую законодательством РФ. а потому, если у них возникнет желание получить эти бумаги – вначале ими должно быть получено соответствующее прокурорское разрешение.

Кроме того, довольно часто, сложности возникают на этапе изъятия документов, содержащих фактические сведения о вкладах и счетах граждан (такая информация является личной и охраняется законом). Подобные счета, как правило, присутствуют в большом количестве в различных финансовых организациях, например, в банках.

Нет времени вникать в юридические нюансы? Спросить юриста - быстрее, чем читать! Получите БЕСПЛАТНУЮ онлайн консультацию от лучших специалистов в сфере Права - прямо сейчас!

Важно!

На какой срок изымаются документы

Сразу отметим, что законодатель не устанавливает точные сроки изъятия документов, позволяя контролирующим органам самостоятельно устанавливать срок, в зависимости от сложности конкретного расследуемого ими дела. Однако, в любом случае, после проведения проверки – все изъятые бумаги должны быть возвращены в организацию, из которой они были изъяты.

Помните, что копии документов – не могут быть изъяты из документооборота! Сотрудники проверяющих структур могут получить только оригиналы, оставляя вместо них заверенные должным образом копии.

При этом, нередко, заверить такие копии просто невозможно на месте и тогда изымающие бумаги лица – должны самостоятельно оформить копии, после чего предоставить их в недельный срок руководству организации, попавшей под их внимание.

Примечание юриста

Процесс изъятия документов в 2021 году

Конечно, никто не может просто так войти на предприятие и увезти с собою все нужные им бумаги. Даже сотрудники контролирующих структур. Согласно действующему в России законодательству – данная процедура должна быть сопровождена оформлением соответствующего акта.

РЕКОМЕНДОВАННАЯ ВАМ СТАТЬЯ:
Акт о гарантийной замене оборудования: актуальный образец 2021 года

Также, стоит отметить, что отказ от предоставления, запрошенных сотрудниками проверяющих органов, документов – может расцениваться последними, как сокрытие важных для расследования сведений, что несомненно выступит основанием для проведения более углублённой проверки и осуществления более внимательного к деталям расследования.

Сама же процедура изъятия документов в 2021 году – может быть разделена на несколько следующих этапов:

  • Вначале работники проверяющих структур предоставляют руководству компании, подпавшей под их внимание, соответствующее письменное постановление, которое является основанием для начала проверки.
  • Затем, официальный представитель контролирующего органа зачитывает права и обязанности ответственным лицам, предлагая в конце добровольно предоставить перечисленную документацию в целях осуществления проверки.

  • Если сотрудники компании отказывают в предоставлении бумаг – выполняется принудительное изъятие документов в присутствии понятых, подтверждающих своими действиями, правомерность действий работников проверяющих органов.
  • Во время изъятия все бумаги нумеруются, а также прошнуровываются и заверяются необходимыми в таких случаях печатями и подписями. Также, изъятое должен подписать и руководитель. В случае его отказа – в акте изъятия документов ставится отметка.

Рассматриваемый нами акт, должен быть составлен в двух экземплярах, после чего – один из них передаётся руководителю компании, а другой – остаётся у сотрудников, которые увозят документацию, упакованную, согласно установленным требованиям.

Законодатель запрещает изымать документы в вечернее и тем более, в ночное время суток! Ночное изымание является неправомерным и может быть оспорено собственником документов в судебном порядке путём подачи соответствующего искового заявления.

Как правильно составить акт изъятия документов в 2021 году

Если составитель выбрал для оформления акта свободный стиль – юристы сайта «Юридическая скорая» рекомендуют использовать лист формата А4. Заполняющие предоставленный нами в этой статье бланк – могут делать это как от руки, так и на любом электронном устройстве, с последующей распечаткой образца и заверением его «живыми» подписями участников.

Мнение эксперта
Олег Устинов
Практикующий юрист, автор сайта "Юридическая скорая помощь", один из соучредителей фонда "Наше будущее".
Основная ошибка большинства составителей – неправильная структура документа, правила составления которой установлены законодателем для оформления деловой документации. Вначале – следует оформить «шапку» акта, после чего – перейти к основной части, включающей самую важную информацию. А в конце – нужно обязательно заверить акт подписями сторон.

Помните о том, что акт должен обязательно содержать информацию о всех лицах, участвующих в процессе изъятия документов!

РЕКОМЕНДОВАННАЯ ВАМ СТАТЬЯ:
Образец акта выполненных работ и услуг

Что должно быть в содержании акта изъятия

В «шапке» документа, в первую очередь – составитель должен обозначить наименование акта, которое наиболее полно отображает суть его составления. После этого – записываются реквизиты документа.

А вот в основной и, пожалуй, самой важной части – нужно представить следующую информацию:

  1. Полную информацию о стороне, осуществляющей изъятие документов (наименование контролирующего органа, а также данные всех сотрудников, участвующих в процедуре).
  2. Дата изъятия документов, а также точное время начала и окончания этого процесса.
  3. Информация о руководителях организации, если таковые присутствовали при составлении акта.
  4. Данные, а также полная информация о компании, из которой на время изымаются бумаги.
  5. Далее, необходимо установить перечень изымаемой документации. Если документ не один – каждый из них должен прописываться с новой строки отдельным пунктом. Тут же, следует указать реквизиты изымаемых бумаг и их дата оформления. В том случае, если для заполнения этого пункта составителю нужно больше места – информация может быть изложена им в дополнительном приложении, о котором стоит тоже упомянуть в акте изъятия документов.
  6. Количество листов подлежащих изъятию.
  7. Количество экземпляров составляемого акта.

Конечно, здесь мы указали лишь основные пункты, которые должны быть обязательно указаны в акте. В случае необходимости – в его содержание можно также включить комментарии и пояснения собственника документации, а также сведения, которые имеют значение для расследования.

Как мы уже упоминали, в завершении оформления акта – нужно заверить его подписями с расшифровками всех участников процесса изъятия.

Предыдущая
Акты: образцы и бланки 2021 годаАкт о расхождениях ТОРГ-2: образец и правила оформления
Следующая
Акты: образцы и бланки 2021 годаАкт о гарантийной замене оборудования: актуальный образец 2021 года

Остались вопросы после прочтения статьи? Спроси юриста и ПОЛУЧИ БЕСПЛАТНУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ!

Рейтинг автора
Автор статьи
Олег Устинов
Юрист, автор и главный редактор сайта "Юридическая скорая помощь", соучредитель фонда "Наше будущее" (г. Москва)
Написано статей
310
На сколько статья была Вам полезна?
ПлохоНе плохоХорошоОтличноСупер! (1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...
Подписаться
Уведомить о
guest
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
Примечание юриста сайта
Принудительное изъятие документации предприятие, в первую очередь – необходимо для того, чтобы, подозреваемые в нарушении закона лица, не исправили или вовсе не уничтожили бумаги, подтверждающие их вину.
Важно!
В данном случае – сотрудники, у которых возникла необходимость получить такую документацию – должны получить судебное разрешение, в котором будет содержаться перечень возможных к изъятию документов.
Примечание юриста
Даже после изъятия, документы организации продолжают являться её собственностью, а следовательно – она должна быть возвращена в компанию в полном объёме!