Порядок заполнения формы акта изъятия документов

Довольно часто, в организациях возникают определённые обстоятельства, когда её сотрудники должны изъять документацию. При этом, согласно действующему законодательству Российской Федерации (состоянием на 2021 год) – это становится возможно только после оформления акта изъятия документов.

Сегодня, автор сайта и практикующий юрист Олег Устинов – рассмотрит основные правила составления подобных документов, а также предоставит для скачивания их актуальные образцы и бланки. Кроме того, в статье будут рассмотрены самые распространённые ошибки составителей, которые могут негативно повлиять в будущем как на них самих, так и на организацию, в целом.

Форма акта

В отличие от акта о расхождении ТОРГ-2, рассматриваемый нами документ – не имеет унифицированной формы в 2021 году. А потому, для его составления лица могут использовать свободный стиль, оформив содержание на обычном чистом листе формата А4.

Конечно же, законодатель не запрещает использование собственных, специально разработанных под нужды компании и с учётом её деятельности, бланки, а также стандартные образцы, которые были обязательной частью оформления таких документов до 2013 года.

Зачем изымаются документы

В большинстве случаев, изъятие документов в организациях осуществляется в целях их предоставления сотрудникам контролирующих органов, которые проверяют законность деятельности данного предприятия.

К примеру, это может понадобиться во время проверки бухгалтерии или же контроля за транспортировкой груза за пределы России. Также, бывают ситуации, когда руководящие лица компании привлекаются к уголовной/административной ответственности и сотрудники правоохранительных органов запрашивают определённую внутреннюю документацию, которая может помочь в расследовании.

Исходя из практики юристов сайта «Юридическая скорая помощь», можно сделать вывод, что в 2021 году, чаще всего, изъятие документов происходит по запросу следующих контролирующих органов:

1. Таможенная служба.
2. Правоохранительные органы.
3. Налоговая инспекция.

Проще говоря, в случае подозрений в нарушении, компанией или её сотрудником, законодательства – государственные органы имеют законное право потребовать предоставить им документы, необходимые для проверки.

Стоит отметить, что такой запрос, как правило, сопровождается временным «замораживанием» деятельности компании.

Какие документы могут быть изъяты

В случае инициации сотрудниками контролирующих структур проверки в компании – стоит помнить, что данные действия вполне отвечают букве закона, а для их осуществления имеются законные основания и соответствующие подозрения. А потому, все запрошенные документы – должны подлежать немедленному изъятию для последующей проверки.

Работники контролирующий органов – не могут изымать бумаги, не относящиеся к делу, в отношении которого ими была начата проверка. К таковым в 2021 году, например, относится регистрационная, а также учредительная документация.

Также, стоит отметить, что сотрудники проверяющих структур – вправе самостоятельно определять причастность документации к их расследованию, изымая все нужные бумаги по их усмотрению и определяя их перечень без обращения к сотрудникам компании. Но и тут имеются свои исключения.

Например, контролирующие органы не имеют права изъять документацию, которая содержит государственную тайну, охраняемую законодательством РФ. а потому, если у них возникнет желание получить эти бумаги – вначале ими должно быть получено соответствующее прокурорское разрешение.

Кроме того, довольно часто, сложности возникают на этапе изъятия документов, содержащих фактические сведения о вкладах и счетах граждан (такая информация является личной и охраняется законом). Подобные счета, как правило, присутствуют в большом количестве в различных финансовых организациях, например, в банках.

На какой срок изымаются документы

Сразу отметим, что законодатель не устанавливает точные сроки изъятия документов, позволяя контролирующим органам самостоятельно устанавливать срок, в зависимости от сложности конкретного расследуемого ими дела. Однако, в любом случае, после проведения проверки – все изъятые бумаги должны быть возвращены в организацию, из которой они были изъяты.

Помните, что копии документов – не могут быть изъяты из документооборота! Сотрудники проверяющих структур могут получить только оригиналы, оставляя вместо них заверенные должным образом копии.

При этом, нередко, заверить такие копии просто невозможно на месте и тогда изымающие бумаги лица – должны самостоятельно оформить копии, после чего предоставить их в недельный срок руководству организации, попавшей под их внимание.

Процесс изъятия документов в 2021 году

Конечно, никто не может просто так войти на предприятие и увезти с собою все нужные им бумаги. Даже сотрудники контролирующих структур. Согласно действующему в России законодательству – данная процедура должна быть сопровождена оформлением соответствующего акта.

Также, стоит отметить, что отказ от предоставления, запрошенных сотрудниками проверяющих органов, документов – может расцениваться последними, как сокрытие важных для расследования сведений, что несомненно выступит основанием для проведения более углублённой проверки и осуществления более внимательного к деталям расследования.

Сама же процедура изъятия документов в 2021 году – может быть разделена на несколько следующих этапов:

Рассматриваемый нами акт, должен быть составлен в двух экземплярах, после чего – один из них передаётся руководителю компании, а другой – остаётся у сотрудников, которые увозят документацию, упакованную, согласно установленным требованиям.

Законодатель запрещает изымать документы в вечернее и тем более, в ночное время суток! Ночное изымание является неправомерным и может быть оспорено собственником документов в судебном порядке путём подачи соответствующего искового заявления.

Как правильно составить акт изъятия документов в 2021 году

Если составитель выбрал для оформления акта свободный стиль – юристы сайта «Юридическая скорая» рекомендуют использовать лист формата А4. Заполняющие предоставленный нами в этой статье бланк – могут делать это как от руки, так и на любом электронном устройстве, с последующей распечаткой образца и заверением его «живыми» подписями участников.

Помните о том, что акт должен обязательно содержать информацию о всех лицах, участвующих в процессе изъятия документов!

Что должно быть в содержании акта изъятия

В «шапке» документа, в первую очередь – составитель должен обозначить наименование акта, которое наиболее полно отображает суть его составления. После этого – записываются реквизиты документа.

А вот в основной и, пожалуй, самой важной части – нужно представить следующую информацию:

1. Полную информацию о стороне, осуществляющей изъятие документов (наименование контролирующего органа, а также данные всех сотрудников, участвующих в процедуре).
2. Дата изъятия документов, а также точное время начала и окончания этого процесса.
3. Информация о руководителях организации, если таковые присутствовали при составлении акта.
4. Данные, а также полная информация о компании, из которой на время изымаются бумаги.
5. Далее, необходимо установить перечень изымаемой документации. Если документ не один – каждый из них должен прописываться с новой строки отдельным пунктом. Тут же, следует указать реквизиты изымаемых бумаг и их дата оформления. В том случае, если для заполнения этого пункта составителю нужно больше места – информация может быть изложена им в дополнительном приложении, о котором стоит тоже упомянуть в акте изъятия документов.
6. Количество листов подлежащих изъятию.
7. Количество экземпляров составляемого акта.

Конечно, здесь мы указали лишь основные пункты, которые должны быть обязательно указаны в акте. В случае необходимости – в его содержание можно также включить комментарии и пояснения собственника документации, а также сведения, которые имеют значение для расследования.

Как мы уже упоминали, в завершении оформления акта – нужно заверить его подписями с расшифровками всех участников процесса изъятия.