Акт о гарантийной замене оборудования: актуальный образец 2021 года

Большая часть современных компаний, использует в своей деятельности разного рода техническое оборудование и приборы, которые, являясь техникой, подверженной устареванию и поломкам – нередко нуждаются в замене.

При этом, по какой бы причине не возникала такая необходимость, согласно действующему законодательству Российской Федерации – процесс должен обязательно сопровождаться оформлением акта замены оборудования.

О том, как избежать ошибок при составлении данного документа и ускорить процедуру, используя стандартные бланки и образцы, расскажет практикующий юрист и автор сайта «Юридическая скорая помощь» — Олег Устинов.

Допустимая форма акта в 2021 году

Поскольку в 2021 году законодатель не предъявляет строгих требований к оформлению рассматриваемого акта на унифицированном бланке – большинство составителей предпочитает оформлять документ в свободном стиле на обычном чистом листе формата А4.

Кроме того, некоторые крупные и средние компании для этих целей используют внутренний шаблон, специально разработанный с условием их деятельности и особенностей.

Кто оформляет замену оборудования

Фактически, наличие акта замены оборудования – является подтверждением состоявшейся замены устройств, вышедших из строя по причине технической неисправности или устаревших приборов. Кроме того, оформленный документ – нужен для списания устаревшего или вышедшего из строя устройства и основанием для записи на баланс нового.

При этом, нельзя просто осуществить замену оборудования, не доказав необходимость данных действий. Проще говоря, вначале нужно доказать, что прибор нуждается в замене.

Для осуществления этого, руководитель организации формирует специальную проверочную комиссию, состоящую из квалифицированных специалистов, которые обладают достаточным опытом и уровнем профессионализма для вынесения единственного правильного решения о необходимости или отсутствии необходимости замены.

Если же в компании, которая осуществляет проверку, нет кадров, отвечающих всем вышеперечисленным качествам и требованиям – руководитель может сформировать проверяющую группу из сторонних экспертов или специалистов, которые работают у поставщика нуждающегося в замене оборудования.

В этом случае – технику нужно будет, скорее всего, транспортировать на склад поставщика, что не всегда удобно и в большинстве случаев – весьма затратно. А потому, многие руководители фирм пытаются договориться о проведении осмотра устройств на месте.

Как заменить ценное оборудование в 2021 году

В некоторых компаниях для осуществления деятельности используется так называемое «особо ценное» оборудование. К таковым в 2021 году относятся технические устройства стоимостью более 40 000 российских рублей, что довольно не много, в масштабах предприятия.

Логично предположить, что большая часть оборудования, использующегося сегодня в производстве – подходит под эту терминологию. Конечно, чтобы заменить напильник или молоток, руководителю организации вовсе не обязательно собирать комиссию и составлять акт, но при замене обычного токарного станка или пресса – без оформления подобного документа не обойтись.

Кроме того, членами комиссии (обычно, её председателем) составляется акт приема-передачи основных средств и подаваемая продавцу техники, претензия. Вместе с этими документами, нужно будет оформить акт о списании, на основании которого сотрудники бухгалтерии осуществят списание оборудования с баланса организации.

В том случае, если поставщик устройства признает, что оно сломалось по его вине (например, из-за производственного брака) – в большинстве случаев, присылается новое аналогичное оборудование и оформляется акт приёма-передачи, о котором вы можете узнать из соответствующей нашей статьи.

Как правильно составить акт замены оборудования в 2021 году

Не важно, оборудование какого именно типа нуждается в замене, главное – оформить соответствующий акт, согласно требованиям, установленным к данной процедуре в 2021 году, законодателем. Одинаковый принцип составления используется как при замене производственного оборудования, так и при замене бытовой техники.

В крупных компаниях за оформление рассматриваемого документа, обычно, отвечает специально обученный сотрудник. Обязанность составления акта, в большинстве случаев – возлагается на делопроизводителя, но в некоторых случаях – это доверяют другим членам комиссии.

Хотя использование стандартного унифицированного бланка не является обязательной частью оформления – составителю, всё же, придётся придерживаться определённых правил делового письма, не важно – составляет ли он документ от руки или на электронном устройстве (что совершенно не запрещено законодателем, при условии, что заполненный бланк будет распечатан и заверен «живыми» подписями).

Поскольку в процессе замены оборудования и составления акта участвуют 2 стороны – документ составляется в двух экземплярах, каждый из которых выдаётся им на руки и обладает равной юридической силой.

Однако, в некоторых случаях, в сделке может участвовать больше 2 сторон и тогда законодатель разрешает составить дополнительные экземпляры в необходимом количестве, которые также как и остальные — должны быть заверены подписями всех участников процесса осмотра оборудования.

Кроме того, не забывайте, что так как сотрудники бухгалтерии должны вести учётный журнал – оформленный акт должен быть передан им для того, чтобы они могли сделать соответствующую отметку.

Что должно быть в содержании акта замены оборудования в 2021 году

Как мы уже упоминали выше в статье – законодатель не устанавливает особых требований к оформлению акта, указывая составителю лишь на необходимость придерживаться общепринятых правил составления деловой документации.

А потому, начинать заполнение документа – нужно с «шапки», в которой нужно прописать наименование документа, отображающее его суть.

Следующим шагом станет указание реквизитов акта, который внутренним документооборотом организации, в которой он составляется. Также, тут нужно указать точную календарную дату и место/город оформления акта.

Затем – можно приступать к составлению основного блока документа, в котором юристы сайта «Юридическая скорая помощь» рекомендуют обязательно указать следующую информацию:

Завершающим шагом оформления акта замены оборудования является подписание документа всеми участниками процесса проверки с расшифровками.